O mapeamento de processos dentro de uma empresa é muito importante, independente da sua área de atuação, pois através dele é possível modificar ou melhorar a situação atual da empresa.
Para entendermos o mapeamento de processos precisamos definir o que é processos de negócio, isto é, o conjunto de atividades interdependentes mas inter-relacionadas, sequencialmente organizadas e estabelecidas com o objetivo de determinar como o trabalho será executado em uma empresa.
Quando estes processos de negócio estão mal estruturados, podem trazer ineficiência a empresa e prejudicar os resultados, como a queda da produtividade, a desorganização, a desmotivação de colaboradores, a repetição de tarefas e a perda de tempo e de dinheiro.
O mapeamento destes processos de negócios traz a empresa um gerenciamento de qualidade, é o ponto de partida para a empresa enxergar claramente seus pontos fortes, seus gaps, suas oportunidades de melhoria, sua integração, seu aumento de eficiência, entendendo seu próprio funcionamento e mantendo uma melhoria contínua, o aumento da satisfação do cliente, a implementação de inovações e uma excelente gestão de conhecimento.
Para se ter um excelente mapeamento de processos, este deve estar fundamentado em um método eficaz, pois é uma das metodologias que mais ajudam as empresas a desenvolverem-se e crescerem, maximizando o uso de recursos intangíveis como o tempo, o capital humano (pessoas) e o capital social (relacionamento interpessoal).
O mapeamento abrange uma visão sistêmica da realidade organizacional, o levantamento de informações, uma análise detalhada destas informações e a compreensão de uma melhor estratégia para a documentação destes dados e o registro destes procedimentos.
Outro fator importante a destacar é que toda empresa é um sistema dinâmico, sofrendo constante mudanças, principalmente do ambiente externo, sendo de suma importância a atualização do modelo de mapeamento.
Outro ponto também importante é a diferença de visão dos colaboradores, que é natural e enriquecedora, mas devem ser combinados para haver uma visão em comum dos processos.
A partir deste mapeamento pôde-se entender onde ocorrem as falhas e quais melhorias podem ser feitas. Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas para esta análise como o ciclo PDCA, o 5W2H, o diagrama de Ishikawa, entre outros. Estas ferramentas são essenciais na análise do mapeamento para projetar novos processos ou melhorar processos existentes.
Peter Drucker já dizia: “ o que não é medido não pode ser gerenciado”.
Portanto, a organização das atividades, procedimentos e controles de uma empresa são fundamentais para garantir a eficiência, a precisão, a clareza e a integração interna de uma empresa.
Todo empresário ou gestor deseja que a empresa atinja seus objetivos com o melhor resultado. E é o mapeamento de processos que irá ajudá-lo a realizá-los, pois levará a empresa a um patamar superior de desempenho, com ganhos expressivos no todo.
Nadiane Nardi
Gestão de Pessoas